会计电算化管理制度

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会计电算化管理制度

第一章  总  则
第一条 为保证公司内部会计电算化管理信息系统的正常运行，规范电算化操作行为，并在运行中不断提高运行效率，且保证会计档案、财务数据的安全和保密性，根据《中华人民共和国公司法》、《会计法》、《会计电算化管理办法》等国家有关法律法规，结合本公司会计工作的实际情况，制定本制度。
第二条 本制度由会计电算化岗位责任制度；会计电算化系统操作管理制度；会计电算化系统计算机硬件和软件管理制度；会计电算化系统会计资料管理制度；凭证传递程序及时间期限；操作员操作权限规定组成。

第二章  会计电算化岗位责任制度
第三条 为使公司内部会计电算化工作顺利开展，确保会计电算化工作的合法性、准确性、安全性，特制定会计岗位责任制。
第四条 根据公司内部核算特点及上级对会计电算化岗位设置要求，从会计岗位出发，围绕会计电算化来开展工作，更好地发挥会计电算化的作用，特设定如下岗位：会计电算化主管、会计电算化操作员、审核记账员、系统管理员、会计档案管理员。
第五条 会计电算化各岗位的工作任务
(一)会计电算化主管     
    制定会计电算化的发展规划，组织协调各单位对软件的运行工作，根据公司特点合理设置会计电算化岗位，协调本系统各类人员之间的工作关系，负责本系统各类人员的工作质量考评。
(二)会计电算化操作员
负责所分管的财会工作：做好分管业务的原始凭证的审查和汇集工作，按会计核算工作的要求进行会计凭证的预处理工作，编制记账凭证，通过操作计算机向会计软件中输入记账凭证和原始凭证等会计数据，进行所分管业务的会计数据处理工作，打印输出有关记账凭证、会计账簿、报表：负责会计数据的正确性校核，发现故障应及时报告系统管理员。
财务部全部会计人员：必须都能够操作会计软件，能够胜任会计电算化操作员的工作岗位：
(三)审核记账员    
负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核；对不符合财务会计制度和有关规定的凭证以及填制的不符合要求的凭证、金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改：对正确的会记凭证，操作会计软件进行审核并登记计算机机内会计账簿：对打印输出的会记账簿、会计报表进行确认。
此岗位不得由出纳人员兼任，也不得审核自己输入的凭证。
(四)系统管理员    
负责会计电算化系统运行环境的建立，组织协调各岗位对软件的运行工作；负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理计算机内会计数据，提出对会计软件系统的修改意见；发现和解决各岗位的软件操作故障，及时纠正数据的差错；负责检查和督促系统各类人员的工作；负责系统的安全保密工作；负责对电算化系统硬件设备和会计软件系统的检查及故障处理工作，确保系统的正常运行；负责会计数据及程序的正确性和适应性的维护，发生不可处理的错误，应及时与会计软件开发单位的技术人员联系，及时解决发生的错误。
此岗位不得兼管出纳工作。
(五)会计档案管理员
负责管理存档的会计系统的数据软盘（磁带）、程序软盘、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作：做好会计软件、数据及资料的安全保密工作。
第六条 会计电算化系统各类人员岗位责任制
  (一)会计电算化主管责任制
1.协调本系统各类人员之间的工作关系；
2.对电算化系统各岗位人员的工作进行质量考评，合理调整各岗位会计人员；
3.监督会计电算化系统的运行，保证系统合法、安全、保密、可靠；
4.检查计算机输出账表数据的正确性和及时性；
5.完善现有的管理制度，并制定岗位责任与经济责任考核制度；
6.定期检查电算化系统的运行日记。
(二)会计电算化操作员责任制
1.按照财务制度和公司有关财经纪律及各自的业务处理标准进行原始凭证的审核和汇总工作，通过操作计算机向会计软件中输入记账凭证并打印，打印出的各类凭证应先进行自检核对工作．核对无误后交审核员复核。                                                           
2.对自己分管的账簿及时进行核对，发现问题立即通知相关人进行改正，以确保数据的准确性。
3.执行系统管理员对本岗位的具体指导、要求。
    4.注意安全保密，各自的操作口今不得随意泄露。
5.系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，不得擅自进行处理。
6.要严格按照系统操作说明进行会计软件的操作。
(三)审核记账员责任制
1.负责对输入计算机的记账凭证和原始凭证数据按照财务制度及公司的相关制度进行审核，包括会计业务处理的准确性、合法性、摘要的规范性和数据的正确性。
2.对不符合财务会计制度和有关规定的不真实、不合法的凭证退还各有关人员更正、补齐：对填制的不符合要求、不完整、不规范的凭证，包括金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改。
3.对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据不予签章确认，对严重违反财经制度的会计处理行为，除拒绝审核外，同时应向会计主管报告。
4.对正确的会计凭证进行审核，审核后的凭证应签字认可，并对稽核结果负责，月末登记计算机机内会计账簿。
5.督促各会计电算化操作员按月对自己分管的账簿的核对工作，对计算机打印输出的会计账簿进行确认。
6.负责对未移交会计档案管理室的会计系统的数据光盘及打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作。
7.负责按会计档案管理规定移交会计系统的数据光盘及打印的会计账表、凭证和各种资料。              
(四)系统管理员责任制
1.参与制定公司会计电算化发展规划及会计电算化管理制度，并保证各项会计电算化制度、规定的正确实施。
2.负责会计电算化系统运行环境的建立；负责对电算化系统的硬件设备和会计软件系统的运行情况进行定期检查，确保系统的正常运行。
3.负责发现和解决系统运行中的软硬件操作故障，在系统发生故障时，应尽快排除系统软硬件故障和会计数据差错，使电算化系统在当天恢复正常运行。
4.当电算化系统发生不可处理的问题时，应及时与会计软件开发单位的技术人员联系，及时解决发生的问题，保证系统在最快时间恢复正常运行。
5.执行对会计电算化操作人员的管理职责，负责本系统计算机内会计数据的安全性、正确性、及时性和保密性的检查。
6.按规定的程序负责对会计数据及程序实施完整性、适应性和正确性的维护；负责对会计系统的数据光盘（磁带）、程序软盘及各类账表、凭证，资料的备份工作，并及时交审核记账员。                  
7.制止未经会计主管、系统管理员允许的软件上机运行。
8.监督和检查会计电算化操作员定期更换操作密码。
9.做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出改进电算化系统管理、操作、维护的需求报告，提出对会计软件系统的改进意见；
10.对本系统有关资源（包括硬件设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新提出报告。
(五)会计档案管理员责任制
1.负责管理存档的会计系统的数据光盘（磁带）、程序软盘及各类账表、凭证，资料的备份和打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作。                  
2.做好各类会计数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。
3.按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。
    第七条 各岗位应严格按制度要求执行，相互协调、相互配合，发现问题及时反映并加以解决，提出有利于电算化发展的建议，保证电算化向健康、有效的方向发展。

第三章  会计电算化系统操作管理制度
第八条 系统使用管理
(一)为保证会计电算化系统的安全可靠运行，必须对系统的操作使用做出严格的控制。
(二)由会计电算化主管确定本电算化系统的合法有权使用人员并根据工作需要为每位操作人员设定操作权限，并将此作为会计资料备查。运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。
(三)对各使用人员明确划分操作权限，形成分工牵制，健全内部控制制度。
(四)本会计电算化系统的计算机专机专用，谢绝其他部门无关人员使用计算机做其他工作。
(五)任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。
(六)出纳人员不允许进行会计软件的系统性操作，系统管理员不得兼任出纳工作。
(七)操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责会计数据的输入、计算、记账和打印有关账表。
(八)存档数据、软盘、帐表和文档资料等会计资料，由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对，并交会计档案管理员保管。
(九)系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范使用应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。
第九条  上机操作规程
(一)操作人员必须是经培训合格的、合法的、有权使用会计系统的人员才能上机操作。
(二)操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露；操作人员的密码每个月要变更一次。
(三)操作人员必须严格按所分配的操作权限操作会计软件，不得越权或以其他操作人员的名称操作计算机。
(四)操作人员应严格按照原始凭证的数据编制凭证并输入计算机。  
(五)审核记账人员应及时检查操作人员输入计算机的凭证数据与原始凭证数据的一致、合法性。如果发现已输入计算机的凭证有错误，在不违背财务制度及财经纪律的前提下，在记账前发现的，可要求凭证制作人员进行修改：在记账后发现的，要求凭证制作人员另作凭证，以红字冲销纠正，再输入计算机内；任何人不能随意修改账目。
(六)每周周末要作数据的备份，以防发生意外事故。
(七)在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。
(八)为了保证财务数据的安全，非本部工作人员，未经许可不得上机操作。确需临时使用的，须经财务部领导同意后，方可在管理人员的陪同下使用计算机，并不得查阅与此无关的任何资料。
(九)任何人如有伪造、非法涂改变更会计资料，故意毁坏命令程序、数据文件、账册、软盘等行为：依照《会计法》，将受到行政处分：情节严重的要追究法律责任。
第十条 账务处理程序
(一)账务系统初始化
在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管授权下进行设置会计科目、账本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。
(二)账务系统更改
系统正常运行期间，任何对账务系统的修改变动，必须得到会计主管的批准。
(三)凭证处理
记账凭证要严格按照国家财会制度规定编制，对不真实、不合理的原始数据，凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充，为适应会计电算化系统的正常运行，编制记账凭证还必须做到：
1.原始凭证必须是合法凭证，经济业务内容、摘要应规范化，措词要确切。
2.账户使用正确。
3.借贷方金额相等。
4.原始凭证同记账凭证金额一致。
5.摘要内容简洁、扼要，用尽量少的字表达出该笔业务的内容。
对会计分录的摘要内容必须惟一，即：  —种摘要内容：只能对应一个最细的明细科目，据此确定其隶属于那一个一级、二级、三级科目。
标准摘要按规范填写正确，凡能归入标准摘要的业务内容，应尽量地使用标准摘要。对于新的业务内容可按原则编写新的标准摘要，并注明所对应的科目名称及科目代码。
6.记账凭证编号必须连续编号，因作废记账凭证造成间断时应将作废的凭证打印出来并装订在原作废的位置，并应在作废的凭证后由经办人说明作废的原因。
(四)记账凭证的处理流程
1.操作员每输入一张凭证，结束前要检查无误后再保存并打印出交审核员。
2.审核员根据打印出的会计凭证按会计制度及公司的相关规定进行严格审核计算机打印出的机制凭证及机内凭证的正确性和一致性，确认准确、合法后履行签字手续确认。方可办理收、付、转事项。
3.办理支付：出纳人员根据审核无误后的支付记账凭证支付现金，签发现金支票、转帐支票或银行电汇结算票据，按规定办理货币资金的支付手续，办理完毕应在凭证上签字并加盖“收讫”、“付讫”章确认。
4.同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。
5.会计主管应在当月对所有会计凭证审核并盖章。
(五)账表的打印和结账
1.现金日记账每天打印,并应与银行及出纳库存现金核对无误。
2.银行存款日记账、银行存款余额调节表每月打印一次。 
3.科目汇总表、总分类账和各种明细分类账每月打印一次。
4.在结账前按有关规定做好当月各类账务数据和报表的备份工作。
5.根据复核后的计算机凭证，按类别打印汇总、装订，并将科目盖章完毕的汇总表附在每月转账凭证的最后。
6.月底，以上工作正确完成后，由电算化审核员进行结账，系统自动生成下月期初余额。
7.每年年未必须将全部账簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。
8.所有打印输出的帐册必须经财务部领导签字才能归档保存。
(六)会计报表
1.应根据账簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表，账表之间的数据必须衔接一致。
2.结账后，由系统自动生成并打印各种正式的会计报表，并经有关财会负责人审核签字盖章方可生效。
3.会计报表、计算表、分析表、辅助报表，可按各核算子系统及管理要求和时间打印输出。
4.上报会计主管部门的会计报表的要求和格式，必须符合会计主管部门的统一要求。
5.必须以软盘和书面形式上报的报表，软盘和书面报表必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。
 
第四章 会计电算化系统计算机硬件和软件管理制度
第十一条 计算机软硬件管理制度
(一)各操作人员应严格遵守管理制度，不允许从事职权范围以外的任何操作。
(二)除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人未经允许不得使用财务专用计算机。
(三)计算机必须使用不间断电源(UPS)，以避免意外断电造成会计数据的丢失，影响会计工作。
(四)禁止在财务专用计算机上使用外来软盘，禁止在计算机上玩游戏；以防止计算机感染病毒。
(五)使用上、下级送来的数据盘以前，必须先进行检查计算机病毒的工作。
(六)不得随意删除计算机硬盘中的系统软件和会计软件的文件。
(七)未征得系统管理人员同意，任何人不得私自拆装软、硬件设备；不得带电拔插任何设备的连接线。
(八)在程序运行过程中，不得随意中断程序或突然关机，以免系统发生错误或引起数据丢失及损坏硬盘。
第十二条 计算机软硬件维护制度
为保障电算化系统的正常运行，需要进行经常性的系统维护：其任务主要包括： 
(一)一般情况下每周全面检查一次计算机软件和硬件系统，并做好检查记录，以保证系统的正常运行。
(二)在设备更新、扩充、修复后，由系统维护人员实施安装和调试。直至运行正常。    
(三)在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。
(四)系统中的会计数据应每周、每月进行备份，年终应将当年的数据、操作日志进行光盘备份，并将操作环境、当年使用情况、变更情况编写说明刻录备份。
(五)在系统运行过程中，计算机软硬件发生故障和出现异常时，应及时进行故障分析，并做检查维修记录，排除故障并恢复系统正常运行。
 (六)各操作人员日常工作数据文件，应建立在服务器各自的目录下，对自行制作的较为重要的文件，可向系统管理人员提出制作光盘的要求。
(七)计算机在运行过程中出现异常或故障时，应立即通知系统管理人员，不得私自进行处理，如系统管理人员没有能力维修，应及时与信息中心取得联系。
(八)财务软件运行发生错误时，如无法处理，应及时与财务软件开发单位取得联系以便及时解决问题。
(九)定期（每周）做好计算机及辅助设备的清洁卫生工作，自觉保持工作台的整洁美观。

第五章　会计电算化系统会计资料管理制度
第十三条 实现会计电算化系统后，会计资料包括贮存在磁介质（软盘、硬盘、磁带、存有会计数据的计算机系统等）上的会计数据和书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料。
第十四条 数据的输出与管理
(一)计算机内的会计数据及其备份和作为会计档案资料打印出来的各种凭证，账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。
(二)会计账簿打印时间及要求
1.现金日记账每天打印，出纳人员应根据打印出的现金日记账核对现金库存。相符后出纳员在账页上签字盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印交会计档案管理员。
2.银行存款日记账、银行存款余额调节表每月打印一次。出纳人员应根据银行对账单的发生额和余额与当月的银行存款日记账逐笔核对，银行存款日记账经出纳审核无误后，编制一式两份银行存款余额核对表，对未达账项应编制银行存款余额调整表，由出纳和电算化审核员签字盖章，一份交会计主管，一份装订在银行对账单前面。银行日记账按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月银行日记账按顺序装订成册，并加盖封印交会计档案管理员。 
3.科目汇总余额表每月的８号打印一次，由各科目记账员核对盖章后装订在每月的最后一本转账凭证后。
4.总分类账和各种明细分类账每年打印一次，并加盖封印交会计档案管理人员。
5.收款、付款、转账凭证的分册科目汇总表每月打印一次，并同该册凭证一起装订。
6.会计报表、核算分配计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。
(三)其他
1.由计算机打印输出的会计资料发生缺损时，应该补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字或盖章，须由财务主管签字（盖章）认可。
2.装有会计数据的计算机硬件系统，也必须遵守会计资料的管理办法。
第十五条 数据备份管理
(一)由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作，以避免意外和人为错误造成数据的丢失：发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据恢复到最近状态。
(二)每周必须对计算机内的会计资料在计算机的硬盘内进行备份。 
(三)每月必须对计算机内的会计资料传输到信息中心进行备份。
(四)需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、操作日记期初余额文件，本月凭证，各种账簿文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。
(五)机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
第十六条 会计档案管理：打印出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案、购买的商品化会计核算系统软件的备份磁盘及数据光盘，按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

第六章 操作员操作权限规定
第十七条 电算化主管根据工作需要为每位操作员设定操作权限，
任何人不得随意更改。
第十八条 每位操作员拥有自己的密码权限，任何人不得进行操作权限以外的任何操作。

第七章　附 则
第十九条 本制度由财务部负责解释。
第二十条 本制度从下发之日起执行。 

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有用没用，看看再说