质量信息管理程序

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1  目的
    规定了质量信息的职责、控制要求、工作程序、记录表单。其目的是保证企业内、外质量信息迅速、准确、有效地传递、反馈处理。
2  适用范围
适用于本企业质量信息的管理。
3  职责
3.1  质量信息由质量管理部门归口管理，设立质量信息中心并配备专(或兼)职信息员负责企业的质量信息管理工作。质量信息中心的职责是:
3.1.1  负责企业内重要、重大质量信息和外部质量信息的收集、统计、分析、处理和归档工作，并建立质量信息登记台帐。
3.1.2  负责按季度定期写出质量信息分析报告，报送企业最高管理者和管理者代表决策(重大、重要信息要及时报告)
3.1.3  及时向各有关业务部门提供产品生产或使用过程中的质量信息，以及顾客的意见、期望和要求。
3.1.4  组织、协调、监督、检查、考核质量信息分中心和质量信息站的管理工作。
3.2  在设计、工艺，检验、经营计划、销售、供应、生产管理等部门设立质量信息分中心，在与产品质量有关的不属建立质量信息分中心的部门(生产单位)设立质量信息站，由单位主管和专(兼)职信息员负责本部门业务范围内的质量信息管理。其职责是:
3.2.1  建立本单位质量信息系统，明确收集、传递、处理和储存范围。
3.2.2  及时收集、处理和输出本单位发生的质量信息，及时处理输入到本单位的质量信息。
3.2.3  及时准确向质量信息中心和有关业务部门传递、反馈本单位管理的质量信息。
3.2.4  负责本单位质量信息的统计、分析。
4  程序
4.1  控制要求
4.1.1  质量信息分类
4.1.1.1  按范围分:
    1)        内部质量信息:本企业内部传递、反馈、处理的质量信息；
2)        外部质量信息:本企业与顾客或分承包方传递、反馈、处理的质量信息。
4.1.1.2  按质量问题的严重程度分:
  1)        重大质量信息(重大质量事故):对产品质量、企业信誉、生产进度、经济效益等方面有极严重影响的质量信息；
2)        重要质量信息(重大质量问题):对产品质量、企业信誉、生产进度、经
济效益等方面有严重影响的质量信息；
    3)        一般质量信息:除以上两条信息之外的质量信息。
4.1.2  传递、反馈质量信息一般应使用《质量信息传递单》和《质量信息反馈单》，必须在信息分类栏内注明“重大”、“重要”、“一般”字样，以示区别。
4.1.3  质量信息的填写要准确、完整、清晰，便于查询和追踪，各质量信息分中心、信息站应建立《质量信息登记台帐》，指定专人负责信息的接收、传递、反馈登记。
4.1.4  信息单由发出单位按下述编码规定统一编号:
    1)        传递单:××━━×××━━C001
                    ↓             ↓       ↓
                   年号   部门代号         编号
    2)        反馈单:××━━×××━━F001
                    ↓             ↓              ↓
                   年号   部门代号   编号
    3)        部门代号如下:
单  位        代  号        单  位        代  号
厂信息中心        厂信字        生产管理部门        生信字
军研所        军信字        检验部门        检信字
供应部门        供信字        销售部门        销信字
器研所        器信字        经营计划部门        经信字
4.1.5  外部信息或特殊情况反馈信息，可采用电报、电传、电话等形式，但必须保留电报、电传“底稿”或“复印件”、电话记录。
4.1.6  不得隐瞒质量信息，也不得传递与事实不符的质量信息。
4.2  工作程序
4.2.1  内部质量信息的处理程序
4.2.1.1  重大质量信息
1)        当发现重大质量问题时，发生(或发现)部门兼职信息员应立即电话报告
最高管理者、管理者代表、质量信息中心，并在四小时内填写《质量信息传递单》，报送质量信息中心和管理者代表。

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2)        质量信息中心接到发生(发现)部门的《质量信息传递单》，应首先登记立案，并及时传送到管理者代表和有关责任、主管部门。管理者代表组织有关单位分析、处理、核实。责任单位应将处理结果在三天内填送《质量信息反馈单》到厂质量信息中心存档。
4.2.1.2  重要质量信息
    1)        发生(发现)部门应在质量问题发现时起24小时内由兼职信息员填写《质量信息传递单》，分送责任部门和质量信息中心，自存一份(责任部门属于本部门时，只送质量信息中心)。
    2)        责任部门发现质量问题或接到质量信息传递单后，应及时进行分析处理，并在发现质量问题或收到《质量信息传递单》后五天内将处理结果填入《质量信息反馈单》，分送信息发出部门、质量信息中心及自存各一份。
4.2.1.3  一般质量信息
    由质量问题发现部门在三日内填写《质量信息传递单》送责任部门并自存一份，责任部门收到信息后应及时分析处理，在七日内将处理结果填入《质量信息反馈单》送交传递单发出部门并自存一份(责任属本部门时，信息的传递，反馈只在本部门进行)。
4.2.1.4  责任部门认为责任不属本部门或本部门的确无权处理时，应在接到信息传递单的二日内填写《质量信息反馈单》报送信息发出单位和质量信息中心。信息发出单位应重新分析确定责任部门并按上述程序重新传递质量信息。有争议时由质量信息中心裁定，必要时由管理者代表仲裁。
4.2.2  外部质量信息处理程序
4.2.2.1  使用过程的质量信息
    1)        凡顾客来电、来函、来访反映的质量信息，质量信息中心应先登记、核实情况，重大质量信息应在收到信息后四小时内报告最高管理者或管理者代表。
2)        质量信息中心应根据问题的严重程度和顾客要求及时组织分析处理(按Q/DJSⅡ1901《售后服务工作程序》之规定执行)。涉及本企业的问题, 质量信息中心应责成有关部门处理，有关部门应及时分析处理，并将处理结果反馈给质量信息中心；属于分承包方的问题由供应(配套)部门质量信息分中心用《信息传递单》或电报、电话与分承包方及时联系，并将处理结果反馈给质量信息中心。
2)        顾客要求质量改进的信息,设计部门应认真处理，并在两天内将处理结果
向顾客反馈。
4.2.2.2  外购器材质量信息

1)        进厂复验发现的质量问题,由质管部门质量信息中心负责用《质量信息传递单》或电话、电报与分承包方联系解决。
    2)        生产过程中发生的因外购(外协)件质量问题造成的不合格品按Q/DJSⅡQP1301之规定处理。质管部门应负责向分承包方传递、反馈质量信息。
4.2.3  质量信息的闭环管理，由质量信息中心进行检查考核。
5  相关文件
5.1  Q/DJSⅡQP1901  《售后服务工作程序》
5.2  Q/DJSⅡQP1301  《不合格品管理程序》
5.3  Q/DJSⅡQP1601  《质量记录控制程序》
6  记录表单
6.1  《质量信息传递单》
6.2  《质量信息反馈单》
7        附件
（无）