质量记录控制程序

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1  目的
确保质量记录的真实性、完整性和有效性，为质量体系是否有效运行和产品质量是否符合要求提供客观证据，并为有追溯要求的场所提供证据。
2  适用范围
适用于本厂所有与质量活动有关的记录，包括来自顾客和分承包方的质量记录。
3  职责
3.1  质量管理部门负责质量记录的组织协调及管理，编制《质量记录总览表》。
3.2  各职能部门负责本职能范围内的专业性质量记录的管理及保存。
4  程序
4.1  质量记录种类
本厂的质量记录主要有以下种类：
a．质量体系管理评审记录；
b．合同评审记录；
c．文件资料控制记录；
d．分供方评审记录及来自分供方的记录；
e．产品检验和试验记录；
f．检验、测量和试验设备校准记录；
g．不合格品处理记录；
h．内部质量体系审核记录；
i．纠正和预防措施记录；
j．人员培训记录；
k．售后服务记录。
4.2  标识
4.2.1  所有质量记录均应统一编号，并与相应的质量程序文件保持一致。
4.2.2  质量记录编号按Q/DJSⅡQP0502《文件和资料控制程序》规定统一编号。
4.3  收集
4.3.1  由质量管理部门负责将本厂所有质量记录统一汇编《质量记录目录》，确定各种记录保存期限及保管部门。
4.3.2  各职能部门均需指定专人按程序文件规定填写各类质量记录，所有的质量记录均应字迹清晰，并有填写者签名或盖章和填写日期。
4.4  编目
4.4.1  各部门的管理人员将收集的质量记录按月（或根据记录的多少按季或按

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年）整理、分类、装订成册（如需要可将几种记录合并装订），并在封面上编写记录名称和日期。
4.5  归档
质量记录由各保存部门归入部门档案柜进行归档。
4.6  贮存与保管
4.6.1  由各职能部门贮存的质量记录都应有适宜的环境，注意防火，防潮，防虫，防霉变，如采用电子媒介，则须注意防潮，防压，防磁，另外还必须保留原始记录，以免贮存内容丢失。对重要记录，采用双备份方式存档。
4.6.2  质量记录存放在专用柜架上且保持整齐清洁。
4.6.3  质量记录的保管方式应便于存取并防止损坏、丢失和变质。
4.6.4  质量记录的保存期限应符合《质量记录目录》中规定的年限。
对于以下记录，须遵守最低保存期：
  a.产品过程认可文件，工装记录，采购销售合同/订单及修改单须在该产品停产后再保存一个日历年：
  b.质量运行状态记录(控制图，检验和试验结果等)保存2年
  c.内审报告，管理评审报告保存3年
  d.所有涉及到产品安全性的质量记录至少保存15年。
4.7  查阅
4.7.1  合同规定向顾客提供有关质量记录时，销售部门或质量管理部门应向归口管理部门提出申请，经归口管理部门领导批准后，向管理人员办理借阅手续。
4.7.2  本企业所属单位和人员查阅、索取有关质量记录时，管理单位应指定查阅地点。临时借用的需办理借用手续。任何人不得以企业名义为企业外单位和人员办理查阅，索取手续。一经查出，视情节轻重按有关规定追究责任。
4.8  质量记录的分析、评定和分发：
4.8.1  对于重要的质量数据、记录，应由产生部门进行定期的分析。
4.8.2  质量记录及其分析记录如需分发相关部门，应交质管部，由质管部按“文件发放一览表”和文件发放程序进行发放。
4.9  质量记录的销毁
4.9.1  质量记录不得私自销毁，否则按造成损失的大小追究当事人责任。
4.9.2  保存期限到期的质量记录，若无利用价值的可以销毁；有利用价值的重新确定保存期限。保存期限到期的需要销毁的质量记录，各单位应按管理权限登记造册，履行审批手续后方可销毁，销毁时应有两人在场。销毁前应对销毁的记录进行再次确认。
4.9.3  需要销毁的质量记录有保密要求的应按有关规定进行销毁。

5  相关文件
5.1  Q/DJSⅡQP0502  《文件和资料控制程序》
6   记录表单
6.1  《质量记录目录》
7        附件
（无）