物资采购管理制度

云深处

物资采购管理制度

第一章　总则
    第一条  为了加强物资采购管理，规范采购行为，防范采购过程中的差错和舞弊，特制定本制度。
第二条 本制度涉及的主要内容包括以下几个方面：
（一） 采购计划的制定；
（二） 供应商的选择与比价； 
（三） 采购合同的管理；
（四） 采购物资的质量控制。
（五） 供货进度的控制
第二章 采购计划的制定
第三条 采购计划由物资计划员负责编制。其主要内容包括：物资名称、型号（或件号）、规格、技术标准、质量等级、交货状态、数量、供应商、生产厂家、交货进度等。
采购计划按照计划期分类有年度、月份、周物资采购计划三种。
采购计划按照物资属性分类有原材料、配套件、设备、设备备件、工具、工装等六类。
第四条 采购计划下达的日期
（一）年度物资采购计划的下达日期在年前10天。
（二）月份或周物资采购计划下达日期：月计划上月26日前，周计划在上周五前。
第五条 采购计划的审批
年度物资采购计划由物资管理部领导审核签字后交公司分管领导批准；
月份、周及零星物资采购计划由物资管理部领导审批。
第六条 物资计划需求量的确定
计划需求量的确定是编制物资计划的核心，确定物资计划需求量要求同时兼顾两个方面：首先是保证公司生产经营的需要，同时又要达到节约资金的目的。
根据不同的情况，物资计划需求量的确定分为以下几种方法：
（一）　生产、研制等项目所需物资，采购计划需求量分别根据年度计划大纲、月份和周作业计划及零星计划，结合《物资消耗定额》共同确定。
计算公式：
某一物资年度需求量=∑（物资消耗定额×年度计划产量）
某一物资月或周需求量=∑（物资消耗定额×月份或周作业计划产量
（二）没有《物资消耗定额》，但有详细历史消耗记录的非生产、研制等项目所需物资，其需求量可根据前三年或前两年的历史消耗记录，结合计划年度的生产经营变化情况进行确定。
计算公式：
某一物资年度需求量=历史上年平均物资消耗量 ×A（调整系数A＝1.15-1.25）
（三）没有《物资消耗定额》，也没有历史消耗记录的物资需求量，进行估算确定。
（四）设备购置计划需求量是根据年度计划大纲或按经营管理部业务通知单执行。
（五）设备备件及工具计划需求量，以各需用单位提出的需求计划加以综合平衡后确定。
第七条 计划采购量的确定
计划采购量是执行采购的依据，准确制定计划采购量是采购业务工作的一个主要环节。计算公式：
计划采购量=物资计划需求量﹣期初实际库存量﹣已签合同未入库量＋期末计划储备量
第八条 计划调整
当得知生产计划发生变化，应及时调整物资采购计划。(如果先得到会议或口头通知，应先按要求及时调整计划，与此同时也要向有关部门或人员索取文字依据)。
对于配套件，增减量超过合同总量或进度分配量的10%时,应及时与配套厂联系协商，并以文字形式通知分供方。
对于原材料、设备备件、外购工具等项物资，计划人员应及时将调整计划先口头再文字的形式通知采购人员，采购人员及时与供应商联系，并将协商结果向物资管理部领导汇报。
第九条 急缺物资的采购计划
对于影响公司生产、经营的急缺物资，应按照急事急办的原则，接到使用部门申请后，物资计划人员先及时口头通知采购人员，再办理采购计划，并向物资管理部领导汇报
第三章 供应商的选择与比价
第十条 物资采购由采购员负责，采购计划是执行采购的依据，采购员在接到采购计划后，首先要作好供应商的选择与比价工作，以奠定采购工作的良好基础。
第十一条 供应商的选择
（一） 对于产品直接用料及配套件，军品按照公司质量体系程序文件Q/DJSⅡQP711《供方选择和评估程序》进行。民品按照公司质量体系程序文件Q/DJSⅡQP0603《分承包方选择和评估程序》进行。
（二） 对于设备购置，应通过招议标的方式由招标小组按招议标程序进行。
（三） 对于经常性消耗材料, 这类物资主要包括：①大宗辅料（切削液、油料等）；②反复采购的同类型物资（工具、五金、机电、化工）。对于这类物资采用定点采购的方式，定点供应商的确定每年进行评估审定一次。
（四） 对于市场零星采购，应通过“货比三家”的方式，按照有关程序及审批权限进行。
（五） 对于“紧急采购”且无指定供方要求的物资，由采购员就近比价选择供应商，向部门主管领导请示批准后尽快进行采购，事后再按程序补办手续。
第十二条 比价
（一） 物资采购价格的确定，原则上是按照公司管理制度汇编（财务审计分册）的《价格管理办法》进行。
（二） 对于市场零星采购的物资，采购人员要严格按照质优价廉（不能高于同种类型、同等质量、同期市场平均价格）的原则，在进行充分市场调查的基础上，初选出三家供货单位（特殊情况下可选出两家，独家供货需进行说明）。并向部门主管领导汇报，经部门主管领导同意后，填写《采购物资价格申报表》，经部门主管领导审核签字后递送财务部，财务部按照 《价格管理制度》的有关规定办理价格审批手续后回复物资部门执行。
第四章　采购合同的管理
第十三条 除少量、零星、急件，且数量较少的物资采购外，其他所有采购物资必须签订采购合同。
第十四条 采购合同的内容应齐全、规范。采购物资的名称、数量、规格型号、交货时间地点、包装、运输方式、技术标准、质量等级、验收条件、价格中是否含增值税等项内容必须表述清楚。
第十五条 与供应商订立采购合同由采购员负责，物资计划员参与。
第十六条 物资管理部负责采购合同的草签，财务部负责价格审定，审计监察部负责合同鉴章。
第五章  采购物资的质量控制
第十七条 物资采购员对供方交付的物资外观质量、生产日期与有效期的相关关系、包装完好情况以及数量进行严格检查，发现问题及时汇报，并及时与供方沟通解决。
第十八条 进公司物资在入库以前，按照公司有关规定，由品质部进行入公司复验。其中军品按照公司质量体系程序文件Q/DJSⅡQP712《进货验证程序》，民品按照公司质量体系程序文件Q/DJSⅡQP1001《进货验证程序》。复验合格方能办理正式入库。复验不合格，由采购员按有关程序办理退货、换货或让步接受使用。
第十九条 质量复验合格的物资由采购员办理入库手续，在入库前分别由物资管理部的领导对入库单内容、库房保管员对单据及实物进行认真审核，审核内容按《库房管理制度》的有关条款。
第二十条 对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，并签订技术协议，方能签订采购合同。 
第二十一条 严禁未经授权的部门或人员办理采购业务。
第六章  供货进度的控制
第二十二条 合同签订后，采购人员应加强与供应商的联系，保证所有采购物资必须达到100%准时供货，满足生产进度的要求。
附　则
第二十三条 本制度解释权属物资管理部。
第二十四条 本制度自发布之日起执行。

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